Vous êtes ou souhaitez devenir organisme de formations professionnelles ? Alors vous vous posez sans doute des questions concernant la démarche de certification Qualiopi. Ce processus qualité établi suivant un référentiel national qualité mis à disposition des organismes de formation pour les aider à préparer l’audit de certification Qualiopi et ainsi maximiser leurs chances d’obtention de la certification, reconnue comme gage de confiance et de qualité par les clients.

Vous avez peut-être essayé de répondre aux exigences et aux différents indicateurs Qualiopi par vous même, ou avant de vous lancer dans cette démarche vous vous demandez surement quels sont les accompagnements à la certification Qualiopi possible. Si oui, dans ce cas vous êtes au bon endroit, nous vous avons prévu un article complet sur le sujet qui rassemble les différents types d’accompagnements Qualiopi ainsi qu’un recueil de conseils pour vous aider à faire votre choix et mettre en place des actions pour passer la certification Qualiopi sereinement pour votre organisme de formation.

Quel tarif pour un accompagnement Qualiopi ?

Le tarif d’une prestation de coaching Qualiopi peut varier suivant plusieurs critères comme :

• Les compétences de la personne qui vous accompagne
• Le type de suivi proposé (individuel, collectif, synchrone, asynchrone, mixte)
• L’expérience de l’accompagnateur et ses fonctions (est-il auditeur Qualiopi ?)
• L’implication du prestataire dans le processus qualité (doit-il juste vous transmettre ? Doit-il faire à votre place? etc.)
• La taille de l’organisme de formation accompagné

Tous ces éléments peuvent faire varier le tarif du simple au double, car ils influencent directement le nombre de jours nécessaires pour accompagner le client vers la certification Qualiopi. Plus vous irez vers un accompagnement personnalisé et individuel et plus le coût sera élevé en comparaison d’un accompagnement collectif beaucoup moins personnalisé. Voyons désormais les différents types d’accompagnement à la certification Qualiopi possibles à l’heure actuelle.

Les 5 types d’accompagnements Qualiopi et leurs coûts

Nous avons recensé 5 types d’accompagnements existants à ce jour et qui s’avèrent être des solutions intéressantes pour les publics qui cherchent à obtenir la certification Qualiopi.

1 • Se mettre en conformité tout seul

Bien évidemment la première option possible c’est d’être 100% en autonomie sur la construction de vos processus qualité. Cela signifie que vous devrez aller chercher l’information là où elle est disponible pour construire les différents documents et preuves nécessaires pour satisfaire le référentiel. Bien-sûr tout au long de cette démarche vous serez confronté à des interrogations auxquelles vous n’aurez pas forcément de réponse. En effet, il peut parfois être difficile pour certains organismes de réaliser ce travail seul, de nombreux groupes d’entraides sur Facebook notamment existent et peuvent vous venir en aide. Attention également à ne pas interpréter le référentiel, Qualiopi est une démarche qualité basée et construite sur les preuves. Cela signifie que vous devrez présenter des éléments de preuves tangibles à la personne qui auditera le jour J pour satisfaire les différents critères. Dans certains cas vous pourriez ne pas bien comprendre le niveau d’exigence de l’indicateur et donc y répondre partiellement (ou pas du tout) ce qui engendrerait dans le pire des cas des non conformités majeures.

Ce type d’accompagnement s’avère économique (puisque vous faites tout), en revanche il nécessite du temps (puisque vous faites tout) et peut-être très difficile à mettre en oeuvre si vous n’avez jamais travaillé dans le domaine de la qualité.

2 • Choisir un consultant Qualiopi

Faire appel à un consultant s’est mettre toutes les chances de votre côté pour réussir l’audit initial et être certifié du premier coût et sans aucune non conformité. En revanche pour l’audit de surveillance et de renouvellement, les résultats sont moins sûrs. En effet, en déléguant totalement l’élaboration de votre système qualité, vous ne le maîtriserez pas et donc il sera beaucoup plus difficile pour vous d’en assurer son maintien et sa gestion au quotidien. Un système qualité tel que Qualiopi est un ensemble de processus qui vivent et qui ont besoin d’être réajusté en permanence en fonction des aléas, difficultés et réclamations rencontrées. C’est le fondement même d’un processus d’amélioration continu. Si vous ne le maîtrisez pas vous ne pourrez pas le faire évoluer. Il est bien-sûr important de noter tout de même qu’avec un consultant vous bénéficierez de conseils précieux pour répondre à vos objectifs et surtout élaborer un plan étape par étape pour qu’il puisse construire votre propre système qualité.

Ce type d’accompagnement s’avère très coûteux pour les petites et moyenne structures car vous déléguez à 100% la conception du système qualité. En ce qui concerne le temps à consacrer il est moindre puisque vous interviendrez peu. Enfin concernant la difficulté, cela est très simple pour vous puisque vous vous reposez sur un prestataire expert de ce domaine.

3 • Faire appel au Portage Qualiopi

Le portage Qualiopi est une option intéressante qui peut convenir à des formateurs qui réalisent déjà beaucoup de sous-traitance et qui veulent tester le marché sans prendre de risque. En effet, avec le portage Qualiopi vous allez pouvoir déléguer toute la partie de gestion administrative (convention, facturation, démarche qualité) à un organisme de formation déjà certifié qualiopi, tant dis que vous interviendrez en tant que sous-traitant de cet organisme et formerez ainsi vos apprenants à votre formation. Cela vous permet donc de former vos propres clients et de leur faire bénéficier des fonds publics mutualisés de la formation professionnelle (AGEFICE, FAFCEA, FIFPL, etc.) sans avoir besoin d’obtenir qualiopii. En général l’organisme qui porte votre formation vérifiera vos programmes de formation et les documents que vous comptez utiliser pendant la formation. Si vous voulez en savoir plus, nous avons réalisé un article complet sur le portage qualiopi.

Le portage qualiopi demande peu d’investissement financier et temporel puisque vous payez généralement une commission uniquement lorsque vous avez vendu la formation à un apprenant, vous vous concentrez sur le commercial (trouver des apprenants) et la formation (former vos apprenants), c’est l’organisme qui se charge du reste (financements, administratif, qualité). Vous limitez aussi les risques financiers en engageant des frais de certification sans savoir si vous aurez assez d’apprenants pour rentabiliser ce coût.

4 • Acheter un kit de préparation à la certification qualiopi

De nombreux kit d’aide à la préparation de la certification qualiopi existent. Cela s’avère être une méthode intéressante pour les organismes « simples » c’est à dire ceux qui ne sont pas des CFA, qui ne font pas de VAE ou de Bilan de Compétences. En effet, ils traitent rarement des cas spécifiques et donc peuvent s’avérer incomplet suivant votre organisation. Il est donc nécessaire d’identifier en amont pour qui est destiné ce kit certif afin d’assurer de bons résultat à l’issu de l’audit. Ces kits s’avèrent donc être d’une aide précieuse pour ceux qui voudrait se mettre conforme en autonomie. Si vous optez pour ce genre d’approche, nous vous conseillons de prévoir à minima un audit blanc.

Le kit de préparation est en général peu onéreux puisque le concepteur de ce type de kit l’a créé une fois et le vend à plusieurs personnes. En terme de durée vous devrez passer moins d’heures que si vous étiez parti de zéro mais cela restera une tâche chronophage puisque vous serez seul. Enfin en terme de difficulté, ce type de kit peut rendre la tâche plus simple, cependant il ne fera pas de vous un expert de Qualiopi.

5 • Se former en présentiel ou distanciel à Qualiopi

Enfin le dernier type d’accompagnement possible et qui selon nous est le plus adapté à la démarche Qualiopi, c’est la formation continue. En effet notre formation professionnelle « Préparer la certification qualité Qualiopi » s’avère être le meilleur moyen de comprendre la démarche et le référentiel Qualiopi pour vous permettre de vous mettre en conformité tout en étant guidé et accompagné de manière individuelle et personnalisée par un auditeur Qualiopi. Le plus d’une formation c’est que vous allez comprendre Qualiopi et donc que vous pourrez par la suite faire évoluer vos process en fonction des nouvelles mises à jour officielles du RNQ. À la date ou nous écrivons cet article nous sommes à la V9 du RNQ et la V10 va prochainement sortir.

Présentiel ou distanciel peut importe, le tout à notre sens c’est d’être formé individuellement. En effet, les spécificités et les fonctionnements de chaque organismes sont différents. Il est donc essentiel que le formateur puisse personnaliser son accompagnement à vos objectifs. Cela évitera ainsi toutes les généralités qui peuvent vous perturber dans votre montée en compétences.

En terme de coût, comme il s’agit d’une formation professionnelle celle-ci peut-être financée donc finalement être « gratuite » ce qui préservera votre trésorerie pour d’autres investissements. Concernant le temps à y consacrer, comme toute formation vous devrez forcément prévoir plusieurs heures hebdomadaires pour vous former et mettre en pratique les notions vues. Enfin en terme de difficultés, vous ne serez pas seul devant le RNQ donc à tout moment vous pourrez solliciter le formateur qui rappelons-le est lui même auditeur donc maitrise à la perfection cette norme. En définitive pour nous c’est le meilleur accompagnement à notre sens parmi les 4 autres présentés plus haut.

Pourquoi opter pour un accompagnement à la certification Qualiopi ?

Vous l’avez vu plus haut, les 5 types d’accompagnement possibles ne se valent pas et de notre point de vue, il est préférable de se faire accompagner pour réussir à obtenir la certification Qualiopi et surtout la maintenir dans le temps. Il serait en effet regrettable de la perdre en cours de route simplement parce que vous ne maitrisez pas les attendus du référentiel.

Avantages d’un accompagnement personnalisé

En optant pour un accompagnement individuel et personnalisé, vous mettez vraiment toutes les chances de votre côté. En effet, le formateur ou l’accompagnateur s’adaptera directement à votre situation et à votre cas. Il évitera aussi toutes généralités sur l’interprétation du RNQ et donc maximisera vos chances de n’avoir aucune non-conformité. Vous bénéficierez également d’un seul et unique interlocuteur.

Choisir le bon prestataire pour l’accompagnement

Dès lors qu’on soustraite une prestation, le choix du bon prestataire se pose. Assurez-vous dans un premier temps de ses compétences. En effet, Qualiopi a vu fleurir de nombreuses prestations d’assistance à la certification avec des experts plus ou moins experts. Certains n’ont d’ailleurs jamais conduit d’audit, il paraît donc surprenant qu’ils puissent coacher correctement. La priorité est de choisir à la fois un prestataire qui est lui-même centre de formations professionnelles certifié Qualiopi et si possible qui réalise quelques missions d’audit pour l’un des certificateurs reconnus parmi la liste officielle des certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi. Cela vous garantira au moins que ce coach Qualiopi est réellement à même de vous assister dans votre mise en conformité.

Le bon rapport qualité/prix d’un accompagnement Qualiopi

Maintenant que nous avons vu tout cela, une question reste encore en suspens, qu’est-ce qu’un prix raisonnable pour un accompagnement Qualiopi ? me direz-vous !

Eh bien nous allons y répondre maintenant, en France un indépendant pour se rémunérer correctement et pouvoir à la fois se dégager du temps pour prospecter et trouver de nouveaux clients doit facturer ses heures à minima à 70€ HT. Ensuite plus la structure est grosse et plus il y a d’administratif et à gérer et plus ce tarif horaire peut augmenter. Mais une fourchette de prix correcte et raisonnable pour un accompagnement de ce type serait entre 1 300€ et 2 800€.

Ne vous contentez pas seulement de regarder le prix mais bien le contenu des prestations pour ce tarif. En effet, une formation de 20h en individuel, ultra-personnalisée, avec un formateur expert et en face à face coûtera de fait plus cher qu’une formation de 20h en collectif dont seulement 10h avec le formateur et 10h en autonomie sur une plateforme vidéo. Vous voyez le volume horaire est le même mais le contenu n’est clairement pas identique, ni le prix d’ailleurs. La première sera beaucoup plus qualitative que la seconde et de fait donnera de meilleurs résultats à la fin.

Erreurs courantes à éviter

Nous avons listé quelques erreurs courantes qu’il convient de détecter pour éviter de vous faire arnaquer. La première c’est d’opter pour une offre qui vous garantie la certification. C’est techniquement impossible car encore une fois si vous ne maîtrisez pas la démarche vous risquez de passer une mauvaise journée avec l’auditeur car vous ne saurez pas lui expliquer ce qui a été mis en place.

La seconde erreur que l’on voit souvent c’est de choisir un prestataire qui passe l’audit à votre place. Attention, généralement ces derniers présentent une formation qui ne vous appartient pas et qui permet de se conformer aux exigences du RNQ. Cependant lors de la surveillance vous risquez de perdre votre certification.

La troisième erreur commune s’est d’opter pour une formation un peu « trop light », souvent des formations de 1 à 2 jours, avec un contenu assez vague et qui ne traitent pas suffisamment en profondeur le sujet. Enfin sur ces formations « express » la qualification des formateurs est rarement claire et précise.

La dernière erreur que nous remontent souvent nos apprenants qui se sont fait avoir avant de se former chez nous est le fait d’opter pour une prestation avec une tarification abusive. On ne le dira jamais assez mais comparez le prix et le contenu des prestations. Ne faites jamais confiance au premier venu et surtout demandez au moins 3 devis différents avant de faire votre choix. Les devis sont gratuits en France alors profitez-en pour comparer ! Lisez également bien les petites astérisques et autres clauses car souvent elles révèlent des frais cachés ou des suppléments injustifiés.

Foire Aux Questions sur l’accompagnement à la certification Qualiopi

Je suis auto-entrepreneur, puis-je faire financer ma formation Qualiopi ?

Les auto-entrepreneurs mais de manière plus large les salariés et les chefs d’entreprises (SAS, SARL, etc) peuvent tous faire financer notre formation professionnelle à hauteur d’environ 1500€. Vous devrez vous rapprocher de votre Fond d’Assurance Formation (FAF) si vous êtes Travailleur Non Salarié (TNS) ou de votre OPérateur de COmpétences (OPCO) si vous êtes salarié. Nous vous accompagnons bien-sûr dans le montage de votre dossier de prise en charge, n’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions échanger ensemble sur votre situation.

Toutes les entreprises sont-elles concernées par Qualiopi ?

Non toutes les entreprises ne sont pas concernées par Qualiopi, seulement celles qui entrent dans le champs de la certification à savoir celles délivrant des formations professionnelles, réalisant des bilans de compétences, proposant la validation des acquis de l’expérience et enfin les CFA et qui souhaitent pouvoir collecter les fonds publics de financement de la formation professionnelle. Bien-sûr les formateurs indépendants en sous-traitance sont aussi concernés par Qualiopi même si dans de rares cas ils n’ont aucune obligation de certification.

Le formateur est-il lui-même auditeur ?

Oui dans notre formation professionnelle « Préparer la certification qualité Qualiopi » en individuel et à distance, le formateur (Vincent Verdier) est à la fois le fondateur de notre centre de formations certifié Qualiopi et également il assure des missions régulières en tant d’audit externe pour un des certificateurs Qualiopi. Vincent a également un diplôme d’ingénieur avec une spécialité en qualité et maîtrise des risques, il a donc une expérience solide de plusieurs années dans ce domaine. En définitive vous serez entre de bonnes mains avec nous 😊

Avez-vous des références d’anciens apprenants ?

Bien-sûr ! Vous pouvez lire les avis et témoignages écrits de nos nombreux apprenants sur notre page d’avis vérifiés TrustPilot.