Comprendre ce qu’est la certification qualiopi
Objectifs de la certification
La certification Qualiopi est un label reconnu par l’état qui certifie les centres de formations professionnelles, les centres de bilans de compétences ainsi que les centres de formations par apprentissage. Cette démarche qualité vise à rassurer les consommateurs (futurs apprenants), les entreprises bénéficiaires ainsi que les financeurs du champ de la formation professionnelle. Elle vise donc à apporter plus de crédit aux organismes de formation sérieux qui satisfont aux exigences du référentiel national qualité (RNQ) qualiopi publié sur le site du ministère du travail.
Importance pour les organismes de formation
La certification Qualiopi est aujourd’hui indispensable pour tout organisme de formation souhaitant proposer des actions de formation, des bilans de compétences, des VAE ou des actions de formation par apprentissage prises en charge par des financements publics ou mutualisés tels que les OPCO, France Travail, le CPF, FAF, etc.). Au-delà de cet aspect, comme nous vous le disions plus haut, elle garantit un niveau d’exigence élevé en matière de qualité pédagogique, de suivi des apprenants et de démarche d’amélioration continue. Obtenir Qualiopi pour un organisme de formation, c’est démontrer son sérieux, structurer ses processus, renforcer sa crédibilité auprès des clients, partenaires, afin de s’inscrire dans une démarche durable de professionnalisation du secteur de la formation professionnelle. Cependant pour obtenir la certification qualiopi il est nécessaire de disposer de certaines compétences qui seront utiles pour la compréhension du référentiel national qualité mais aussi pendant l’audit le jour J.
Formation
L’objectif de cette formation-action est de vous permettre d’acquérir les connaissances nécessaires pour maîtriser le référentiel national qualité (RNQ) et donc être en capacité de vous mettre en conformité sur Qualiopi, simplement sans créer une "usine à gaz". Le tout en étant accompagné à chaque session de formation par un formateur qui est lui même auditeur Qualiopi pour l'un des certificateurs Qualiopi.
Le + : des cours particuliers, en individuel et à distance pour monter en compétences à votre rythme et suivant votre planning.
Comment obtenir la certification qualiopi ?
Nous allons essayer de vous présenter ici, les différentes possibilités existantes aujourd’hui pour vous permettre d’obtenir la certification qualiopi. Nous essaierons d’être le plus factuel et honnête sur chacune de ces possibilités afin de vous permettre d’aborder cette démarche qualité dans de bonnes conditions pour vous.
Obtenir la certification qualiopi gratuitement
Il est tout à fait possible aujourd’hui d’obtenir la certification qualiopi gratuitement. En effet, bien que de nombreux articles et sites sur internet vous proposent des accompagnements payants ou des kits de mise en conformité qualiopi payant, vous n’êtes en rien obligé de faire appel à ces services pour obtenir la certification qualiopi gratuitement. Bien-sûr cela vous demandera une certaine préparation en amont de votre audit initial et aussi (beaucoup) de temps. En effet le référentiel national n’étant pas le document le plus simple du monde à lire et à comprendre, vous risquez de vous questionner régulièrement sur les différents indicateurs et critères et la manière de vous y conformer pour éviter une non conformité. C’est pourquoi bien que cela soit possible de le faire tout seul, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire, mais attention à ne pas tomber dans certains pièges et c’est ce que nous allons justement aborder maintenant.
Faire appel à un prestataire pour obtenir la certification qualiopi
Se faire accompagner à la certification qualiopi
Se faire accompagner sur Qualiopi oui mais pas à n’importe quel prix. En effet, privilégiez toujours un accompagnateur qualiopi qui soit à minima déjà auditeur Qualiopi. C’est par exemple notre cas chez Formation Wenet, nous avons développé une formation professionnelle « Préparer et obtenir la certification Qualiopi » qui vous permet d’être accompagnée par un auditeur Qualiopi en activité (ici Vincent Verdier, le fondateur de Formation Wenet) qui effectue régulièrement des missions d’audit qualiopi en indépendant pour plusieurs organismes certificateurs à Qualiopi. En plus de cela Vincent s’est mis en conformité sur Qualiopi en totale autonomie pour son propre centre de formations professionnelles (Formation Wenet) et a obtenu son certificat qualiopi du premier coup et sans aucune non conformité.
L’intérêt d’un tel accompagnement réside dans le fait que vous comprendrez mieux l’ensemble des modalités de la certification ainsi vous serez autonome si le référentiel national se met à jour, ce qui est assez fréquent puisqu’au moment où nous écrivons cet article nous sommes à la version 9 et la version 10 se prépare à sortir sous peu. Ensuite de part ses fonctions d’auditeur, vous bénéficiez de l’expertise d’un professionnel pour assurer l’obtention de votre certification qualiopi lors de l’audit initial et garantir son maintien à l’audit de surveillance et de renouvellement.
Enfin comme notre formation Qualiopi est 100% individuelle, sûr-mesure et ultra-personnalisée, vous êtes sûr que celle-ci s’adaptera à votre situation. Chez nous il n’est pas question de parler d’une formation avec des vidéos enregistrées ! Vous passez chaque heure de formation en face à face en visio avec votre formateur auditeur qualiopi. Ainsi cela vous permet d’échanger en direct sur vos questions et difficultés. Et comme nous sommes un OF Qualiopi, notre formation est 100% finançable n’hésitez donc pas à nous demander un devis.
Déléguer à 100% sa mise en conformité qualiopi
Enfin la dernière possibilité qui existe est de déléguer tout ce travail de respect du référentiel de certification qualiopi à un professionnel expert. Cela peut aux premiers abords sembler être une bonne approche pour vous libérer du temps, cependant en y regardant de plus près, bien que vous obtiendrez votre certification à l’issue de l’audit initial, vous risquez de ne pas réussir à maintenir la démarche qualité dans le temps et donc vous avez de fortes chances de perdre votre certificat dès l’audit de surveillance ou de renouvellement. En effet, cette démarche qualité vise à faire vivre votre OF et vos processus qualité, de ce fait si vous ne les maîtrisez pas suffisamment ou que vous n’en comprenez pas les enjeux vous ne parviendrez pas à maintenir ce niveau d’exigence. Dans ce cas précis nous vous recommandons plutôt d’opter pour la solution du portage qualiopi qui s’avérera plus intéressante et plus en phase avec vos attentes.
Étapes pour obtenir la certification qualiopi
Maintenant que vous avez mieux compris comment vous pouviez obtenir la certification qualiopi, voyons les étapes à suivre pour réaliser cette démarche.
Préparer son dossier de demande
Tout d’abord il conviendra de préparer votre dossier et pour se faire vous devrez respecter plusieurs exigences :
- Disposer d’un numéro de déclaration d’activité formateur (NDA)
- Avoir réalisé à minima une première action de formation effective (nécessaire dans tous les cas pour l’obtention du NDA)
- Avoir sélectionné un organisme certificateur parmi la liste publique des organismes certificateurs à qualiopi
- Nous vous recommandons de faire plusieurs devis avant de signer votre contrat de certification, les prix peuvent varier entre les différents certificateurs donc comparez
Petit point de vigilance, certains organismes certificateurs appliquent des frais de transfert lorsqu’une fois certifié vous souhaitez les quitter pour aller chez un autre certificateur. Nous vous recommandons d’être très vigilant sur ce point là car cela peut vous coûter très cher.
Choix d’un organisme certificateur
N’hésitez pas à solliciter des avis auprès d’organisme certifiés qualiopi pour leur demander ce qu’ils pensent de leur certificateur. Cela vous permettra de vous faire une première idée. Le prix ne doit pas être le seul critère qui motivera votre choix, privilégiez les certificateurs qui ne sont pas multi-casquettes en effet de gros organismes certificateurs se sont lancés dans Qualiopi simplement parce qu’ils y voyaient une manne financière mais ils ne sont pas spécialisés sur Qualiopi, leur coeur de métier est très souvent l’audit sur des certifications qualités telles que ISO 9001, ISO 14001 qui n’ont rien à voir. Nous vous recommandons de choisir un certificateur créé par des formateurs pour les formateurs, il en existe quelques uns.
Coût et financement de la certification qualiopi
Le coût de la certification varie d’un organisme à l’autre et aussi suivant la taille de votre OF, ainsi la règle est de comparer. Car un cycle de certification Qualiopi dure 3 ans donc tous les 3 ans vous devrez être en capacité financière de payer le coût de la certification. Le tarif le moins cher que nous avons trouvé est 990€ HT.
En ce qui concerne l’accompagnement à la certification qualité cela peut être financé par les fonds publics de formation, concernant le devis de l’organisme certificateur qui vous permettra à l’issu de l’audit d’être certifié qualiopi cela sera financé forcément par vos fonds propres. Il n’existe à ce jour aucun dispositif qui permet le financement de la certification qualiopi. D’où l’intérêt pour vous de maximiser vos chances de réussite car dès lors que vous ne satisfaisait pas à certains indicateurs et s’ils sont trop nombreux vous avez de forte chance qu’il soit nécessaire de payer des frais supplémentaires pour un audit complémentaire.
Est-ce difficile d’obtenir Qualiopi ?
Si vous êtes bien accompagné, il ne sera pas difficile d’obtenir la certification Qualiopi, en effet ce processus qualité est assez souple pour permettre à tous les organismes de formation peu importe leur taille de répondre aux 32 indicateurs et d’adapter leurs process actuels.
Si par contre vous décidez d’obtenir qualiopi sans aucun accompagnement et que vous n’avez aucune expérience dans un des métiers liés au domaine de la qualité vous risquez de trouver cela très compliqué et vous y passerez plusieurs mois ou années.
Quels sont les documents à fournir pour Qualiopi ?
Les documents à fournir pour obtenir la certification Qualiopi sont relativement simple :
- votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- Si vous n’avez pas encore de BPF, une déclaration sur l’honneur des formations déjà réalisées suffira généralement
- Un justificatif d’immatriculation (KBIS ou avis SIRENE)
- Un organigramme de votre organisme de formation
Et c’est tout ! Rien de plus ne vous sera demandé, en général il est nécessaire de compléter un formulaire de prise de contact ou de demande de devis et le certificateur revient ensuite vers vous avec les éléments. Nous espérons avoir été le plus clair et détaillé possible sur la question « Comment obtenir la certification qualiopi ? ».
Très bon article qui résume bien les enjeux. En tant que dirigeant d’un petit OF de 3 formateurs, j’ai longtemps cru que la certification Qualiopi allait nous coûter une fortune entre l’audit ET le logiciel de gestion. Ce qui m’a débloqué, c’est de réaliser que le seul coût incompressible c’est l’audit (autour de 1 200-1 500€ pour l’initial). Si le budget est le frein pour certains lecteurs, c’est vraiment une option à considérer avant de désespérer !