Chaque entrepreneur, et plus particulièrement les auto-entrepreneurs ou micro-entreprises, se posent un jour la question : sur quelles dépenses puis-je récupérer la TVA ?

Cet article vise donc à vous donner une vue claire, exhaustive et compréhensible de ce que recouvre la récupération (ou déduction) de la TVA en France, les conditions à respecter, les frais concernés, ainsi que les pièges à éviter.

Comprendre la récupération de la TVA

Qu’est-ce que « récupérer la TVA » veut dire ?

 

Lorsque vous êtes assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), vous facturez la TVA à vos clients, on appelle ça la TVA collectée, et vous payez également de la TVA à vos fournisseurs lors de vos achats ou dans le cadre de frais professionnels, ici, on parle de TVA déductible.

Dans votre activité professionnelle, il n’est possible de « récupérer » la TVA que dans certaines situations, en l’occurrence, vous pouvez déduire la TVA payée de celle que vous devez reverser à l’administration, celle générée suite à vos ventes, donc.

Lorsque la TVA déductible devient supérieure à la TVA collectée, vous disposez alors de ce qu’on appelle un crédit de TVA.

 

Conditions générales pour pouvoir récupérer la TVA

 

Pour pouvoir déduire ou récupérer la TVA, il y a plusieurs critères à remplir.

Dans un premier temps, vous devez être assujetti à la TVA, c’est-à-dire réaliser des opérations imposables à la TVA. Sur ces opérations, les achats ou bien les frais engagés doivent être nécessaires ou utiles à l’activité pro et ne pas relever de dépenses purement personnelles.

Vous devez ensuite disposer de factures comportant les mentions obligatoires comme l’identification du fournisseur, le numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant, la base hors taxe, ou encore, le montant de TVA.

Dernier point, vous devez également respecter le régime d’imposition à la TVA de votre entreprise (réel normal, réel simplifié…) puisque les modalités diffèrent.

 

Pourquoi cette déduction est-elle possible ?

 

Pour faire simple, le fonctionnement de la TVA repose sur le principe de neutralité pour les entreprises, ce qui veut dire que la TVA payée sur les achats n’est pas une charge pour l’entreprise en soit, dans la mesure où celle-ci est destinée à être supportée par le consommateur final.

L’entreprise agit donc comme une sorte de collecteur de la TVA, qui a alors la possibilité de déduire la TVA sur ses achats et permet d’éviter une surtaxe supplémentaire.

 

Les principales dépenses sur lesquelles récupérer la TVA

 

Pour que cet article soit exhaustif, je vous propose ici un tour des différentes catégories de dépenses fréquentes en entreprise qui ouvrent droit (ou non) au recouvrement de la TVA.

Attention, et à noter cependant, il existe des situations particulières ou des restrictions, il est donc essentiel de vérifier la situation précise de chaque frais.

Achats de biens et fournitures : l’achat de matériel, de fournitures, de matières premières ou de services liés à l’exercice professionnel ouvrent droit, en principe, à déduction de TVA, dès lors que ces biens ou services sont utilisés pour les besoins de l’exploitation (des ordinateurs, du mobilier de bureau, des consommables, des logiciels pro, etc.).

Immobilisations : lorsque l’entreprise acquiert des biens immobilisés (par exemple des machines, des véhicules utilitaires, de l’outillage important, etc.), il est possible de récupérer la TVA payée, à condition que le bien soit utilisé dans le contexte de l’activité taxable. L’entreprise doit alors s’assurer que la dépense correspond aux règles de déduction (utilisation pro, ou autre).

Services externes (prestations, sous-traitance, travaux) : les prestations de services nécessaires à l’exercice (les logiciels, les services numériques, le nettoyage, ou encore les services de maintenance) ouvrent droit à déduction de la TVA, à nouveau, à partir du moment où elles remplissent les dispositions d’usage pro.

Frais de déplacement, carburant, véhicule : ce domaine est parfois considéré comme plus sensible, puisqu’il y a beaucoup de confusion. Je reprends donc ici l’ensemble :

• Le cas de l’essence, des péages et du transport professionnel : ici, si le déplacement est lié à l’exercice, la TVA sur les péages ou le transport peut être récupérée ;
• Pour les véhicules de tourisme : dans ce contexte, le recouvrement de la TVA est plus limitée. Lorsqu’il s’agit d’un véhicule de tourisme utilisé à titre mixte (privé et professionnel). Donc, pour l’essence ou l’achat ou l’emprunt d’un tel véhicule, seule une partie de la TVA peut être déductible ;
• En ce qui concerne les véhicules utilitaires : ici, tant que le véhicule remplit la qualification « utilitaire », la TVA est souvent récupérable à 100 %.

Dépenses de logement, hébergement, restauration : ces dépenses sont encadrées dans deux cas de figure.

Pour l’hébergement professionnel (lors de déplacement par exemple), la TVA est en normalement récupérable mais sous conditions spécifiques. En effet, la déduction de la TVA n’est possible que si l’hébergement est refacturé à un client ou un tiers ou si vous êtes dans le contexte d’une activité qui implique de loger des personnes pour votre prestation. Plus concrètement, c’est le cas pour les sociétés de formation, les agences de voyage, les entreprises d’évènementiel ou encore pour la location ou la mise à disposition temporaire de logements pros pour des salariés (comme pour des missions externes ou expatriées, des techniciens détachés, etc.).

Attention, l’hébergement de dirigeants, de salariés ou prestataires non refacturé à un client, les nuitées d’hôtel pour des déplacements pros classiques ou la réservation de logement meublé à usage personnel n’ouvre pas à récupération de TVA.

Pour la restauration, ou des dépenses d’hospitalité, il peut y avoir des limitations, des exclusions, ou encore des règles spécifiques selon le type d’exercice.

Plus concrètement ici, la TVA peut être déductible que pour des repas strictement professionnels avec les participants clairement identifiés, à condition qu’ils soient nécessaires à l’exercice de l’entreprise et également justifiés d’une facture en règle.

Les repas entre collègues sans but professionnel identifié, les réceptions ou cocktails ou encore, les repas pris seul, ne sont donc pas concernés.

Les achats dans d’autres États membres de l’UE : si votre entreprise assujettie à la TVA supporte de la TVA au sein d’un autre État membre de l’UE, toujours dans le cadre de votre activité, alors vous pouvez parfois la déduire selon la règlementation du pays concerné et via la procédure adéquate.

On parle alors de TVA intracommunautaire et vous devez systématiquement fournir ce numéro à votre fournisseur. La démarche étant un peu complexe, je vous proposerai un autre article à ce sujet pour être complet !

 

Points d’attention et les exclusions

Dépenses personnelles ou non-professionnelles

 

La TVA ne peut être déduite sur des dépenses liées à un usage purement privé ou sans lien avec l’exercice professionnel.

Par parler clairement, l’achat d’une voiture pour une utilisation majoritairement privée, les dépenses de loisirs non liées à l’activité, etc. ne sont pas concernés et le fisc surveille ces situations.

 

Véhicules tourisme et carburants

 

Comme mentionné, pour les véhicules de tourisme utilisés à titre professionnel mais pouvant aussi être utilisés en milieu privé, le recouvrement de la TVA est fortement limité.

Par exemple avec l’essence, le taux de récupération a évolué mais reste moins favorable que pour un véhicule utilitaire.

 

Régime de franchise en base de TVA

 

Si vous êtes en franchise en base de TVA (comme les micro-entrepreneurs par exemple), alors vous n’êtes pas soumis à la TVA, donc vous ne facturez pas la TVA, et par extension, vous ne pouvez pas non plus la récupérer sur vos achats. Logique !

 

Justificatifs insuffisants ou règles non respectées

 

Sans factures conformes ou sans application professionnelle réel, la déduction peut vous être refusée. L’administration exige également des factures originales ou des documents pour des crédits de TVA importants, il faut donc être en mesure de fournir les bons documents.

 

Taux et plafonds particuliers

 

Pour certains secteurs ou certaines dépenses, une règlementation spécifique (taux réduits, exclusions, critères de récupération) peut s’appliquer. C’est notamment le cas de l’alignement gazole/essence, et ce depuis 2022, car la récupération de la TVA n’est pas la même selon le type de carburant.

 

Comment effectuer la récupération et le remboursement de TVA

La déclaration de TVA et l’imputation du crédit

 

Nous l’avons vu, lorsque vous avez une TVA déductible supérieure à la TVA collectée, vous avez alors un crédit de TVA et deux options se présentent à vous :

• Soit imputer ce crédit sur vos prochaines déclarations de TVA ;
• Soit demander un remboursement du crédit de TVA (selon votre régime et seuils) auprès de l’administration fiscale.

 

Les modalités selon le régime

 

Pour un régime réel normal (avec une déclaration mensuelle ou trimestrielle), la demande de remboursement de crédit de TVA peut être faite dès que le crédit est supérieur à un certain seuil (ce seuil est fixé à 760 € pour les demandes mensuelles ou trimestrielles).

Pour un régime réel simplifié (avec une déclaration annuelle), le remboursement est possible si le crédit est supérieur ou égal à 150 €.

 

Demande de remboursement pour les dépenses à l’étranger (UE)

 

Lorsque vous avez supporté de la TVA dans un autre État membre de l’UE, la demande de remboursement suit une procédure dématérialisée via votre espace pro des impôts. Le pays de remboursement examine ensuite votre demande.

 

Délais et montants minimums

 

Dernier point qui est au sujet des délais.

Pour une demande de remboursement dans un autre État membre, le montant minimum est fixé à 400 € pour une période de 3 à 12 mois, ou 50 € pour l’année civile.

En France, la demande, elle, doit être déposée dans le délai légal, à savoir avant le 30 septembre de l’année suivant celle du paiement.

 

Cas pratiques fréquents pour les auto-entrepreneurs et les petites entreprises

 

Je vous présente ici plusieurs scénarios assez typiques pour illustrer :

Micro-entreprise en franchise de base : vous n’êtes tout simplement pas soumis à la TVA, donc vous ne la récupérez donc pas sur vos achats. Il faut considérer d’autres options comme le passage au régime réel si vous souhaitez pouvoir la déduire.

Entrepreneur individuel soumis au régime réel simplifié : vous achetez un nouvel ordinateur pour votre activité, c’est un besoin 100 % professionnel, la TVA est récupérable dès lors que la facture est libellée et conforme.

Véhicule : vous louez un utilitaire pour une utilisation professionnelle totale, la TVA de la location, ainsi que l’essence est récupérable à 100 %.

Déplacement professionnel avec véhicule de tourisme : ici la TVA n’est que partiellement récupérable. Il faut en effet vérifier la règlementation et l’application en fonction du carburant utilisé.

Participation à un salon ou à une foire : la location du stand, les frais associés au transport ainsi qu’à l’hébergement peuvent ouvrir droit à récupération de TVA, si et seulement s’il s’agit d’un besoin professionnel.

 

Conclusion

 

La récupération de la TVA est un avantage notable pour les entreprises assujetties, car elle permet de ne pas supporter la charge de la TVA comme une charge. Elle est ainsi transformée en un crédit ou en une réduction de trésorerie.

Toutefois, ce mécanisme est fortement encadré et les règles nombreuses. L’utilisation strictement professionnel, les justificatifs fiables et conformes aux attentes de l’administration, mais aussi le respect de la règlementation du régime de TVA, ainsi que les exclusions particulières complexifient parfois les démarches.

Il faut également vous assurer, pour un auto-entrepreneur ou une petite structure, quelle est votre situation (régime, règlementation, factures), afin d’éviter les erreurs et de récupérer correctement la TVA sur ses dépenses éligibles.